Beste collega’s, 

Zoals jullie weten zijn we op dit moment bezig met het actualiseren van de KVK-inschrijvingen van onze afdelingen.
Dit is een flinke klus, waarbij het vooral belangrijk is dat de geregistreerde adresgegevens kloppen.
Zo zorgen we ervoor dat belangrijke post van de KVK, bijvoorbeeld rondom de UBO-registratie of eventuele boetes, op een plek terechtkomt waar deze tijdig wordt opgepakt.
In het verleden hebben we het adres van een aantal afdelingen omgezet naar het adres van KHN in Woerden. Helaas blijkt dit niet meer mogelijk.
Ik heb hierover vandaag uitgebreid contact gehad met de KVK.

Wat betekent dit voor de afdelingen?

Het bestuur van de afdeling moet zelf zorgdragen voor het wijzigen van het adres bij de KVK. Daarbij zijn er twee mogelijkheden:

• Zakelijk adres: bij het doorgeven van een zakelijk adres vraagt de KVK om een kopie van de huur- of koopovereenkomst. Deze wordt uitsluitend gebruikt door de KVK ter controle en is niet openbaar of inzichtelijk voor anderen, ook niet voor de overige bestuurders.

• Privéadres: bij het doorgeven van een privéadres is een huur- of koopovereenkomst niet nodig. De KVK controleert het adres aan de hand van de gemeentelijke registratie. We begrijpen uiteraard dat dit niet de voorkeur heeft, omdat het geregistreerde adres openbaar wordt.

Mijn verzoek aan jullie: willen jullie dit bespreken binnen de besturen van de afdelingen waarvoor het huidige adres bij de KVK nog niet klopt? Het is belangrijk dat er een actueel adres geregistreerd staat waar officiële correspondentie ook daadwerkelijk wordt ontvangen en opgepakt.

We willen vanuit de BO natuurlijk zoveel mogelijk ondersteunen en zaken uit handen nemen waar dat kan. Omdat iedere afdeling echter een eigen entiteit met een eigen KVK-inschrijving is, blijft het bestuur zelf verantwoordelijk voor een juiste en actuele registratie.
We merken dat onze mogelijkheden om hierin centraal te ondersteunen steeds beperkter zijn. Voor deze adreswijziging ligt de actie daarom echt bij het bestuur van de afdeling.

Alvast bedankt voor jullie hulp en begrip!